La gestión documental es una tarea esencial en cualquier empresa, pero ¿sabías que existe una solución end-to-end certificada por la AEAT que puede hacer que este proceso sea mucho más eficiente? Se trata de Document Capture para Dynamics 365 Business Central y Dynamics NAV (Navision).
Document Capture es una solución integrada que ha sido diseñada para escanear, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos de tu empresa. Su objetivo principal es optimizar los procesos de gestión documental, desde la recepción de facturas y el registro de documentos hasta su posterior recuperación en caso de que sea necesario.
Ventajas de Document capture
Implementar Document Capture en tu empresa puede brindar muchas ventajas que mejorarán la eficiencia de tus procesos de gestión documental.
Una de ellas es que puede ahorrar mucho tiempo y dinero a las empresas. Gracias a su capacidad para escanear y extraer datos automáticamente, los empleados ya no tendrán que hacerlo manualmente, por lo tanto, se reducen los errores y se acelera el proceso de gestión documental. Además, esta solución permite eliminar los archivos en papel en favor de su formato digital, lo que ahorra espacio y reduce el riesgo de pérdida de información.
Gracias a Document Capture, los empleados podrán acceder a los documentos de interés de manera más rápida y eficiente, lo que mejorará la calidad del servicio y la satisfacción de los clientes, puesto que los empleados pueden responder a sus consultas y solicitudes de los clientes de manera más rápida y precisa.
Otra ventaja fundamental de Document Capture es que está certificado por la AEAT, lo que significa que cumple con los estándares de calidad y seguridad necesarios para el tratamiento de documentos fiscales y contables.
6 pasos para implementar Document Capture en tu empresa
La implantación de Document Capture en tu empresa puede ser un proceso relativamente sencillo si se siguen algunos pasos clave. ¡Sigue nuestros consejos para implementar Document Capture en tu empresa!
- Valora las necesidades de tu empresa
Lo primero que debes hacer es evaluar las necesidades de tu empresa en cuanto a gestión documental. Identifica los tipos de documentos que se manejan, el volumen y los procesos utilizados en la actualidad para gestionarlos. También tienes que tener en cuenta los problemas a los que se enfrenta tu empresa en cuanto a gestión documental.
- Escoge un proveedor
Si estás buscando un proveedor de Document Capture, CEI es tu mejor aliado. CEI cuenta con especialistas en software de gestión empresarial y Servicios de Talento IT, con una amplia experiencia en la implementación de soluciones de gestión documental en empresas de diversos sectores.
- Planifica la implementación
Una vez que hayas seleccionado un proveedor, define un cronograma para la implementación y asegúrate de que todos los departamentos involucrados estén informados sobre el proceso.
- Forma a los empleados
Formar a los empleados que utilizarán Document Capture es fundamental para el éxito de la implementación. Asegúrate de que los empleados que escanearán documentos y aquellos que procesarán y archivarán los documentos digitalmente, comprendan el proceso completo y que sepan cómo utilizar perfectamente el programa.
- Configura Document Capture
Configura Document Capture según las necesidades de tu empresa, ten en cuenta, por ejemplo, la configuración de los tipos de documentos que se procesarán y la de los flujos de trabajo para la gestión de documentos. Finalmente, integra Document Capture con tus sistemas, como el software de contabilidad o el software de gestión de documentos.
- Realiza pruebas y ajustes
Por último, tendrás que realizar pruebas y ajustes de Document Capture antes de su lanzamiento oficial. Asegúrate de que todo funcione correctamente y de que se cumplan tus objetivos de gestión documental.
¡Con Document Capture, tu empresa optimizará sus procesos de gestión documental y mejorará la calidad del servicio ofrecido a los clientes!
